Vom "Workaround" zur effizienten Projekt- und Teamführung - ein Erfahrungsbericht.

In der Blogparade "Klassisch, agil oder egal: Ist ein Projektleiter mit jeder Methode erfolgreich?" stellt das PM die Frage: Was wichtiger ist: die Projektmanagement Methode oder die Persönlichkeit des Projektleiters?"

Die Frage beantwortet sich für mich in der Erinnerung an ein unlängst abgeschlossenes IT Projekt. Vielleicht kennen Sie die Situation, dass ein Projekt in „Schieflage“ geraten ist. Schnell wird nach einem „workaround“, der Ursache und dem Schuldigen gesucht. Die Ursache wird abgestellt, der Schuldige benannt, vielleicht ausgetauscht. Eigentlich sollte das Problem behoben sein. So die Annahme. Und  … das Problem bleibt bestehen, hartnäckig, über Tage, Wochen, Monate …

In einem solchen Projekte habe ich eine interessante Beobachtung gemacht. Bei dem Wechsel eines Projektleiters trat ad hoc eine Änderung ein. Das Projekt lief. Was war anders als vorher? Der neue Projektleiter änderte die Art und den Inhalt der Kommunikation. Er wartete nicht auf ein Ergebnis, auf einen Meilenstein. Er intervenierte direkt. Er intervenierte sobald er den Eindruck, das Gefühl hatte, dass das von ihm wahrgenommene Handeln der Beteiligten das im Projekt angestrebte Ergebnis gefährden könnte.

Dabei kommunizierte er mit den Beteiligten über die Störung, über Termine, Aufwände, Arbeitsstände, die Qualität UND über seine Gefühle, seine Wahrnehmung bezogen auf die Motivation und das Handeln der Anderen. Das Ergebnis war erstaunlich. Widerstände die dazu führten, dass Arbeiten immer wieder wiederholt werden mußten, wurden ausgeräumt. Blockaden gegen die Entscheidungen Anderer wurden vermieden oder verschwanden. Die Effizienz und die Qualität in der Zusammenarbeit stiegen auf ein Vielfaches. Der Kommunikationsaufwand dagegen, die Zahl und Dauer der Meetings, sonstiger Besprechungen und E-Mail Korrespondenz sank signifikant.

Tatsächlich hat der Projektleiter durch diese Art der Kommunikation das Modell des Projektmanagements um die Komponente erweitert, die ursprünglich dazu führte, dass solche Managementmodelle überhaupt eingeführt wurden und wegen ihrer Störanfälligkeit regelmäßig – oft ohne nennenswerte andere Ergebnisse - durch neue Modelle und Strategien abgelöst werden. Er berücksichtigt bei der Führung des Projektteams die Grundmotivation des menschlichen Handelns. Damit vermeidet er, dass die Beteiligten bei einer Störung ihrer Bedürfnisse ihre Energie und Aufmerksamkeit aus dem Projekt abziehen, weil sie diese für die Wahrung, Sicherung oder Wiederherstellung ihrer Bedürfnisse brauchen.

Für die Projektleiter, Scrum-Master und Führungskräfte die prüfen wollen, ob und wie sie diese Führungskultur und Techniken für ihr Projekt-, Prozess- und Team-Management nutzen können, steht das Konzept des „ErwartungsManagement®“ als kostenloses Whitepaper zur Verfügung. (Whitepaper bestellen).