Dienstag, 17. Juli 2018

Wie „Kostentreiber“ und „Zeitdiebe“ in Projekten und Organisationen entstehen, und wie Sie sie vermeiden.


Was haben der BER International, Toll Collect oder Stuttgart21 gemeinsam und was unterscheidet sie von dem Gotthard Basistunnel Projekt oder dem Hong Kong International Airport Projekt?

Vielleicht kennen Sie die Situation aus eigener Erfahrung, dass sich in einem Projekt Mitarbeiter, Projektpartner oder Teams plötzlich „selber im Weg“ stehen. Plötzlich wird um „Nichtigkeiten“, um längst geklärte Grundsatzfragen gestritten. Das sind typische Störungen, die, wenn sie sich verselb-ständigen, als Zeitdiebe und Kostentreiber jede Planung unterlaufen. Wie einfach wäre das (Projekt-) Management, wenn die Anderen einfach das machen würden, was sie (selber miteinander) vereinbart haben? Wie würden Projekte verlaufen, wenn man diese Störungen vermeiden kann?

Es geht. Probieren Sie es. Es lohnt sich. Teams, die sich bewußt auf die Störungen in ihren Beziehungen „einlassen“, erreichen in ihren Projekten eine vielfach höhere Effizienz. Der Projektverlauf von Teams, die über eine belastbare Beziehungsebene verfügen, wird durch Streitigkeiten in der Sache nur wenig bis gar nicht belastet. Dagegen provozieren Teams in der Sache Widerstände und gegenseitigen Blockaden, wenn sie ihren Streit um gegenseitige Anerkennung, Respekt und Wertschätzung nicht lösen. Ohne emotionale Verletzung auszuräumen, ist eine Entspannung und das für ein kooperatives Arbeiten in der Sache notwendige Vertrauen, nicht zu erwarten.

Dabei ist der Aufwand, eine Situation auf der Beziehungsebene zu entspannen sehr gering und in der Sache extrem(!) wirksam. Voraussetzung: Man will es und man traut sich ...

In der Schweiz und in Hong Kong hat man sich getraut. Mehr noch, man ist davon ausgegangen, dass bei der Tragweite der Projekte und den Projektvolumen von mehreren Mrd. Dollar, bei der Vielzahl internationaler, staatlicher und privater Stakeholder, im Vorfeld, bei der Planung und den Ausschrei-bungen, und später bei der Realisierung in den Beziehungen Mißtrauen, Übertretungen und andere Störungen auftreten werden. Anders als bei den anderen oben genannten Projekten, hatten die Auftraggeber deshalb vorab, eine von allen Beteiligten als fair wahrgenommen Risikoverteilung und ein mehrstufiges Alternative Dispute Resolution Board-/ Systems (ADR) eingeführt und so eine hoch-belastbare und sichere Beziehungsebene geschaffen. Im Ergebnis wurden beide Projekte erfolgreich abgeschlossen. Der Flughafen „on Time and under Budget“, das Tunnel Projekt durch geologische Umstände mit Verzögerung, jedoch ohne, dass aus dieser Verzögerung Streitigkeiten entstandenen.

Grundlage für diese Ergebnisse ist das Wissen, dass wir Menschen emotionale Wesen sind. Unser Handeln ist oft nicht rational. Was bedeutet das für diese und auch andere, kleinere Projekte? Statt mit einem Partner auf der Handlungsebene um Verantwortlichkeiten, Termine oder Preise zu streiten, suchen Sie zunächst nach einer Lösung auf der Beziehungsebene. Dieses Vorgehen führt regelmäßig zu verblüffenden Ergebnissen. Wenn Sie geklärt haben, wie Sie weiter miteinander umgehen, löst sich der Streit in der Sache oft „ganz von allein“.

Nur, wie aufwendig ist es tatsächlich, auf der Beziehungsebene eine Lösung zu finden?

Dazu ein kleines Experiment:

Denken Sie bitte an einen Streit, in den Sie in letzter Zeit verstrickt waren, vielleicht aktuell verstrickt sind. Wie lange stritten/ streiten Sie dabei schon in der Sache? Drehen Sie sich dabei vielleicht im Kreis? Kamen die Anderen oder Sie dabei vom „1/100 ins 1/1000“? ... Wurden dabei immer wieder neue „Themen aufgemacht“ oder Personen hinzugezogen?

à Bevor Sie weiterlesen, schreiben Sie die ungefähre Zeit bitte jetzt auf:

Wechseln Sie nun auf die Beziehungsebene. Wie weit ist es die Sache und wie weit sind es viel-leicht Ärger, Wut oder Enttäuschung darüber, dass die Anderen Ihre Erfahrung nicht anerken-nen, Ihre Ideen nicht wertschätzen, Sie nicht respektieren, ...  oder Ihnen nicht vertrauen, die Sie (bewußt oder unbewußt) motivieren, weiter zu streiten? Was würden Sie spontan sagen?

à Wie lange haben sie gebraucht um die Ursache für das Gefühl zu finden?

Wenn alle Seiten die Ursache für Ihre Emotionen benennen können, geht es schnell, sehr schnell. Die Klärung einer Störung auf der Beziehungsebene dauert selten länger als wenige Minuten. Wert-schätzung und Respekt brauchen keine langen Erklärungen. So konnte ein Kunde in einem Organisa-tionsprojekt seine regelmäßig auftretenden, streitbedingten Ausfallzeiten von jeweils 40 -50 min/ Schicht ausräumen, bzw. die Zeit für die notwendige Klärung (bei erneutem auftreten) auf 25–55 Sekunden reduzieren. Einen anderen, über Jahre andauernden Streit zwischen zwei Bereichen, der das Unternehmen letztlich im Bestand gefährdete, konnten die Beteiligten in 4 Stunden ausräumen. 

Wenn Sie als Anwender agiler oder traditioneller, planungsorientierter Managementmethoden und Systeme nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Projekte und Teams aus einer „Schieflage“ zu befreien, „Kostentreiber“ und „Zeitdiebe“ schon bei ihrer Entstehung zu erkennen und auszuräumen, können Sie gern auf unsere Erfahrungen, die Methoden und die Toolbox zum adaptiven Management zurückgreifen.



Was denken Sie? Wäre das eine Option? Wollen Sie mehr zu dem Vorgehen erfahren, es kennen-lernen oder anwenden? Fordern Sie einfach das white-paper oder die Workshopunterlagen an. Schicken Sie uns Ihre Kontaktdaten, wenn Sie Ihre Fragen zum Thema „führen und verhandeln“ besprechen wollen oder besuchen Sie eine unserer Informationsveranstaltungen. Gern senden wir Ihnen die Termine in Ihrer Region zu.

Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.

Telefon:                               +49 36481 84485
E-Mail:                                 reich.thomas@otpe.de
Info-Veranstaltung:           Damit aus der Fliege kein Elefant wird ...

Dienstag, 30. Januar 2018

Projekterfolg. Eine Frage der Führung.

Ein kleines Experiment. Achten Sie in Ihren agilen und/oder klassischen Projekten einmal auf die Kostentreiber und Zeitdiebe. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass diese in beiden Fällen die gleichen sind: Mißtrauen, Ignoranz, das Fehlen oder nicht-einhalten von Regeln, Respekt- und Orientierungslosigkeit, Überheblichkeit und die Angst oder die Unfähigkeit einzelner Beteiligter, diese Themen offen anzusprechen.
Wenn es Ihnen gelingt, diese Störfaktoren in ihren Projekten aufzuspüren und auszuräumen werden Sie feststellen, dass es im Wesentlichen egal ist, ob sie mit klassischen oder agilen Methoden arbeiten. Jetzt setzen beide Methoden, das agile und klassische Vorgehen ihre Stärken richtig frei: höchste Motivation, größte Agilität, keine Widerstände, keine Blockaden.
Nur, wie kann ich die Kostentreiber und Zeitdiebe in meinen Projekten und Managementprozessen ausräumen?

Die Lösung ist einfach. Ergänzen Sie Ihre Managementsysteme um die Dimensionen Motivation und Führung. Achten Sie dazu auf das Feedback in ihren Teams. Warten Sie nicht. Holen Sie sich Feedback, wenn Sie unsicher sind, wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas nicht stimmt. Die Ergebnisse sind verblüffend: Aus Widerstand wird Aufmerksamkeit, aus Frust wird Initiative, aus Blockade Unterstützung. Wir nennen das: adaptives Management oder auch Erwartungsmanagement(R).

Wie Sie Ihre bestehenden (agilen oder auch klassischen) Managementsysteme mit den Techniken des Erwartungsmanagement so ergänzen, dass Ihnen bei der Durchsetzung dieser Methoden sogar übermächtige Partner folgen, zeigen wir Ihnen gern. Erleben und lernen Sie, wie Sie mit den Techniken des Erwartungsmanagements Organisationen, Projekte, Personen und Teams auch in schwierigen Situationen motivieren und erfolgreich führen. Wir freuen uns auf Sie.

Der Haken? Es menschelt. Es geht um zuhören, wahrnehmen und fragen. Es geht um die Fähigkeit, in der Sache hart und trotzdem wertschätzend und fair zu verhandeln, zu kommunizieren. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen bestellen Sie Ihr Whitepaper oder die Unterlagen zur Workshop Anmeldung.

Freitag, 5. Januar 2018

Führen & Verhandeln im Kontext von Verkaufs- und Managementaufgaben. Der Workshop-Kalender 2018.

Ist Ihnen bewußt, wie oft Sie verhandeln?
Wie zufrieden sind Sie dabei mit Ihren Ergebnissen?
Was bedeutet es für Sie, dabei erfolgreich zu sein?

Wir sprechen von erfolgreicher Führung und Verhandlung, wenn es uns gelingt die anderen Parteien trotz größter Unterschiede zu einem Handeln zu motivieren, mit dem wir die eigenen und die gemeinsamen Ziele erreichen - ohne dabei Widerstände oder Blockaden auszulösen oder wenn nötig, diese schnell und dauerhaft auszuräumen. Das Grundmodell und die dazu notwendigen Methoden und Techniken sind einfach. Sie lassen sich im Wesentlichen mit 3 Fragen zusammen-fassen und auf die verschiedensten Anwendungsfälle übertragen:

-          -  Was will ich selber?
-          -  Was wollen die Anderen?
-          -  Was wollen wir zusammen?

Um die Erfahrungen weiterzugeben und Interessenten zu zeigen, wie Sie mit dieser Technik in weniger als 20 Minuten eine mehrmonatige Blockade im Projektmanagement lösen, die Effizienz in einem Team „ad hoc“ um ein Vielfaches steigern, die drohende Eskalation einer Auseinandersetzungen vermeiden oder Ihre Akquiseanrufe und e-Mails so gestalten, dass Sie damit direkt die Entscheider Ihrer Kunden erreichen, laden wir Sie ein, an unseren abendlichen Impuls-Workshops teilzunehmen. 

Der Workshop-Kalender 2018.

Freitag, 24. November 2017

Kostentreiber im Projekt und in der Organisation erkennen und ausräumen

Um es vorweg zu nehmen, diese Frage können Sie für Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen nur selbst beantworten. Was wir Ihnen anbieten können, sind Hinweise, wo und wie Sie mögliche Kostentreiber in Ihren Projekten und Prozessen finden und wie Sie diese ausräumen. 

Wenn Sie als Führungskraft, Projektmanager, Product Owner oder Scrum Master, als Team- oder Verkaufsleiter in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Organisationen typische Kostentreiber finden wollen, laden wir Sie ein, die Potenzialanalyse „Führung: Kostentreiber oder Erfolgsfaktor?“ zu nutzen. Vielleicht finden Sie erste Hinweise.

Wie gesagt, die Antwort für Ihr Unternehmen kennen wir nicht. Was wir kennen, sind die Methoden und Techniken, mit denen Sie diese Kostentreiber erkennen, ausräumen und zu Erfolgsfaktoren entwickeln können. Das Erkennen und der Umgang mit den Indikatoren dafür, dass ein Mitarbeiter, ein Team, ein Projekt oder eine Organisation aus dem Gleichgewicht geraten und in der Folge zu Verzögerungen, Störungen oder Blockaden führen  ist vielleicht ungewohnt, aber kein Geheimnis. Für Interessenten haben wir diese in unserem neuen Informationsbrief zum Thema "Emotionen und Führung" zusammengefasst. 

Informationsbrief 11-2017 (Emotionen und Führung) hier kostenlos anfordern.


Dienstag, 17. Oktober 2017

Scrum Master. Als „Servant Leader“ zwischen allen Stühlen...

Was macht agile Methoden für die Entwicklungs- und Projektarbeit so attraktiv? Vielleicht, weil die Methoden den Mitarbeitern und Teams erlauben, die ungeliebten und in der Sache oft hinderlichen Auseinandersetzungen um die Bearbeitung einer Aufgabe, in einem selbst-organisierten Team besser entscheiden zu können? Für viele Mitarbeiter, in Projektteams und anderen Strukturen, verspricht diese Organisationsform wichtige Bedürfnisse zu erfüllen: mehr Anerkennung, Aufmerksamkeit, Zeit für ungestörte, fachliche Arbeit…

Um dieses Versprechen zu erfüllen, müssen agile Teams alle Entscheidungen und notwendige Auseinandersetzungen selbst treffen und führen können, sei es zur Steuerung der fachlichen Arbeit, wie auch zur Absicherung, Motivation und Zuweisung der notwendigen Mitarbeiter und Ressourcen. Damit erweitern sich die Anforderungen an die Teams und ihre Mitarbeiter. Neben der Verantwortung für die Lösung der fachlichen Aufgaben, übernehmen sie damit die volle Verantwortung für den Prozess und damit für das System als Ganzes.

Für die Scrum Master, Projektmanager und Führungskräfte die wissen wollen OB und WIE sie diesen Anforderungen am Besten gerecht werden können, führen wir am 09. November in Jena wieder unseren Einführungs-Workshop zum Thema "Führung, Motivation und sicherer Umgang mit Störungen und Widerständen in Projektteams und Organisationen" durch. Wir freuen uns auf Sie.

Das Programm und die Anmeldung zu dem Workshop finden Sie hier: Scrum Master - "Servant Leader" zwischen allen Stühlen... .


Freitag, 25. August 2017

Wenn aus Management Führung wird. Schnelle und dauerhafte Problemlösung für agile und traditionelle Strukturen.

Vielleicht kennen Sie das Buch „Corporate Culture and Performance“ von Kotter & Heskett oder die Übersetzung „Die ungeschriebenen Gesetze der Sieger“ (ISBN 3-430-15651-3)? Die Autoren zeigen darin wie eine „erfolgsfördernde Kultur“ als Erfolgsfaktor wirkt. Ein Faktor der durchschnittliche Zuwächse im Umsatz von fast 700% und im Aktienkurs von über 900% erlaubt.

Eine solche „erfolgsfördernde Kultur“ ist keine Hexerei. 

Diesen Zuwachs an Effizienz, Sicherheit, Akzeptanz, Umsatz und Wert können Sie in Ihrem Unternehmen, Ihrem Team oder Projekt auch erreichen. Der „Trick“ dabei ist wohl gleichzeitig auch der „Haken“: Ergänzen Sie Ihre Managementsysteme und -strategien mit einem, auf die Störungen in den Beziehungen fokussierten Feedbackprozess. Lernen Sie, die durch die Beziehungsstörungen provozierten Widerstände und Blockaden in der Zusammenarbeit zu erkennen und auszuräumen. Probieren Sie es. Gehen Sie den nächsten Schritt: managen, verwalten Sie Ihre Ressourcen, Ihre Maschinen und Anlagen UND führen Sie die Menschen in Ihrer Organisation. Lassen Sie sich auf die Menschen hinter der Stelle, der Rolle, der Funktion ein. Es lohnt sich. Unsere Kunden, Technologie- und Beratungsunternehmen, haben die Effizienz ihrer Prozesse so weit über 400% gesteigert, über Monate blockierte Projekte in wenigen Stunden wieder in Gang gesetzt oder in der Kaltakquise über 85% der Entscheider direkt erreicht. Lange Diskussionen? Nein. Im Gegenteil. Aufmerksamkeit, Feedback, Wertschätzung und Respekt sind an keine Zeit gebunden. Oft sind es Sekunden, manchmal Minuten. Ich nenne es vollständige Kommunikation oder einfach „ErwartungsManagement®“. 

Die Anwender, in der Regel Führungskräfte und Projektteams, erlernen dabei Techniken die ihnen einen sicheren Umgang und die verlässliche Lösung schwieriger Führungs- und Verhandlungsaufgaben mit Kunden, Lieferanten, im eigenen Team oder möglichen Aufsichtsgremien erlauben. Dabei erzielen sie oft bedeutend schnellere und belastbarere Lösungen, als dass allein mit den Strategien der aktuellen Managementsysteme möglich ist. Dazu reicht es aus, die bestehenden Managementsysteme mit den Techniken des ErwartungsManagements® zu ergänzen. Unabhängig von der Struktur der Projekte, wirken die Techniken gleichermaßen in agilen wie auch in traditionellen Organisationen.

Ob sich dieses Vorgehen für Ihr Unternehmen anbietet? Sicher. Prüfen Sie es. Vielleicht wollen Sie an einer Informationsveranstaltung teilnehmen, oder das White Paper bestellen? Fordern Sie Ihr kostenloses Informationspaket an. 

Wir freuen uns auf Sie. 

Freitag, 11. August 2017

Modell- oder Systemfehler? Warum neue Managementsysteme oft keine besseren Ergebnisse liefern.

Unlängst habe ich die nicht nur rhetorisch gemeinte Frage gelesen: „Sind wir unfähig, erfolgreich Großprojekte durchzuführen?“

Ich denke, Nein! Wir können große Projekte erfolgreich durchführen. Wir können es wahrscheinlich, wenn wir die Fähigkeit wiedergewinnen, auf das Wesentliche zu achten. Auf die Zusammenhänge, die Motivation, die Beziehungen der Menschen untereinander, die sich in den Projekten engagieren. 

Ein Projekt ist ein System, ähnlich wie ein Unternehmen, ein Team, eine Familie oder eine Gesellschaft. Es sind Menschen, die sich einmal entschieden haben mit anderen zusammen nach bestimmten Regeln zu arbeiten, zu handeln, zu agieren, um die eigenen und die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Wir werden erfolgreich sein, wenn wir die Fähigkeit wiedererlangen, mit der Realität, dem komplexen System umzugehen und dabei die komplizierten Managementsysteme als das betrachten, was sie sind – Werkzeuge und Modelle.

Der Unterschied zwischen traditionellem und agilem Projekt-Management liegt im Modell. Der Unterschied zwischen Projekterfolg und -scheitern liegt oft im Arbeitsgegenstand. Die einen orientieren sich dabei an dem realen System, den Menschen und der Technik, die Anderen an einem Managementsystem, an einen Modell. Der Mensch kann vollständig kommunizieren. Modelle kommunizieren unvollständig. Sie kommunizieren nur, was sie „kennen“.

Modelle sind wertvolle Unterstützungen und Notwendigkeiten, um einzelne Aufgaben und Prozesse maschinell steuern zu können. Die ersten CAx-, ERP- und PPS-Systeme unterstützten einzelne Aufgaben innerhalb eines Systems. Es ist interessant zu sehen, wie diese sich immer mehr verselbstständigt haben. Spätestens mit der Einführung des Business Prozess Management wurden die komplexen Systeme auf komplizierte, oft durchgängig steuerbare Prozessketten, richtiger gesagt, auf ihre Modelle reduziert.

Motivation und Handeln der beteiligten Personen sind durch die Modelle der Managementsysteme voneinander entkoppelt. Damit passen die Menschen perfekt in die Modelle. Seit anerkannt wird, dass die Motivation den Prozessverlauf positiv beeinflussen kann, gibt es die vielfältigsten Versuche, Menschen zu bestimmtem Handeln zu motivieren. Gleichzeitig mit dem Versuch, sie zu mehr Engagement zu bewegen, wird ihre Freiheit in den Managementmodellen durch neue Rollenzuweisungen bewußt auf ausgewählte Fähigkeiten, Zeit und Kosten reduziert. Ein Teufelskreis.

Mit der Forderung, zunehmend selbstorganisiert und eigenverantwortlich zu arbeiten, werden aus einem Managementmodell heraus Anforderungen definiert, die eine Mehrheit der Mitarbeiter de-motivieren. „Ich will die Verantwortung gar nicht haben. Sonst hätte ich ja auch gleich Chef werden können!“

Und nun? Wie kann ich die Systeme, z.B. Teams oder Projekte vollständig beschreiben? Wie kann ich Motivation messen, erzeugen oder steuern?

Der "Trick" dabei ist: ich ergänze die Managementsysteme und -modelle mit einem, auf die Störungen in den Beziehungen fokussierten Feedbackprozess. Das erlaubt mir, die durch Störungen in den Beziehungen provozierten Widerstände und Blockaden sofort zu erkennen und auch ad hoc auszuräumen. Probieren Sie es. Es lohnt sich. Fragen Sie den Mitarbeiter z.B. was ihn davon abhält, Verantwortung übernehmen zu wollen. Sie werden erstaunt sein, dass er das ganz anders sieht als Sie vielleicht dachten und auch, dass solche „Themen“ in wenigen Sekunden oder Minuten gelöst sind, wenn sie einmal angesprochen werden. Ganz anders, wenn sich Widerstand oder Blockaden erst einmal verselbstständigt haben.

Unsere Kunden haben so Zuwächse in ihrer Effizienz von mehr als 400% erreicht. In der Literatur werden Werte von 600% für den Umsatz und bis zu 900% für den Aktienkurs genannt. (Kotter, Heskett "Corporate Culture and Performance" 1992.)

Das Angebot. Projekterfolg ist nicht schwer. Verwalten Sie die Ressourcen und führen Sie die Menschen. Überlassen Sie die Lösung komplizierter Kommunikations- und Entscheidungsaufgaben den Maschinen, lösen Sie komplexe Entscheidungs- und Kommunikationsaufgaben im Dialog mit den Beteiligten. Vermeiden Sie, dass aus einer Fliege ein Elefant wird.

Wie Ihnen das gelingen kann, wie ein beziehungsorientierter Feedbackprozess aussieht und zusammen mit agilen und klassischen (Projekt-) Managementsystemen wirkt, erfahren Sie auf unseren Informationsveranstaltungen zum Erwartungsmanagement®. Auf Anfrage schicken wir Ihnen gern zusätzliche Informationen zu.