Dienstag, 17. Juli 2018

Wie „Kostentreiber“ und „Zeitdiebe“ in Projekten und Organisationen entstehen, und wie Sie sie vermeiden.


Was haben der BER International, Toll Collect oder Stuttgart21 gemeinsam und was unterscheidet sie von dem Gotthard Basistunnel Projekt oder dem Hong Kong International Airport Projekt?

Vielleicht kennen Sie die Situation aus eigener Erfahrung, dass sich in einem Projekt Mitarbeiter, Projektpartner oder Teams plötzlich „selber im Weg“ stehen. Plötzlich wird um „Nichtigkeiten“, um längst geklärte Grundsatzfragen gestritten. Das sind typische Störungen, die, wenn sie sich verselb-ständigen, als Zeitdiebe und Kostentreiber jede Planung unterlaufen. Wie einfach wäre das (Projekt-) Management, wenn die Anderen einfach das machen würden, was sie (selber miteinander) vereinbart haben? Wie würden Projekte verlaufen, wenn man diese Störungen vermeiden kann?

Es geht. Probieren Sie es. Es lohnt sich. Teams, die sich bewußt auf die Störungen in ihren Beziehungen „einlassen“, erreichen in ihren Projekten eine vielfach höhere Effizienz. Der Projektverlauf von Teams, die über eine belastbare Beziehungsebene verfügen, wird durch Streitigkeiten in der Sache nur wenig bis gar nicht belastet. Dagegen provozieren Teams in der Sache Widerstände und gegenseitigen Blockaden, wenn sie ihren Streit um gegenseitige Anerkennung, Respekt und Wertschätzung nicht lösen. Ohne emotionale Verletzung auszuräumen, ist eine Entspannung und das für ein kooperatives Arbeiten in der Sache notwendige Vertrauen, nicht zu erwarten.

Dabei ist der Aufwand, eine Situation auf der Beziehungsebene zu entspannen sehr gering und in der Sache extrem(!) wirksam. Voraussetzung: Man will es und man traut sich ...

In der Schweiz und in Hong Kong hat man sich getraut. Mehr noch, man ist davon ausgegangen, dass bei der Tragweite der Projekte und den Projektvolumen von mehreren Mrd. Dollar, bei der Vielzahl internationaler, staatlicher und privater Stakeholder, im Vorfeld, bei der Planung und den Ausschrei-bungen, und später bei der Realisierung in den Beziehungen Mißtrauen, Übertretungen und andere Störungen auftreten werden. Anders als bei den anderen oben genannten Projekten, hatten die Auftraggeber deshalb vorab, eine von allen Beteiligten als fair wahrgenommen Risikoverteilung und ein mehrstufiges Alternative Dispute Resolution Board-/ Systems (ADR) eingeführt und so eine hoch-belastbare und sichere Beziehungsebene geschaffen. Im Ergebnis wurden beide Projekte erfolgreich abgeschlossen. Der Flughafen „on Time and under Budget“, das Tunnel Projekt durch geologische Umstände mit Verzögerung, jedoch ohne, dass aus dieser Verzögerung Streitigkeiten entstandenen.

Grundlage für diese Ergebnisse ist das Wissen, dass wir Menschen emotionale Wesen sind. Unser Handeln ist oft nicht rational. Was bedeutet das für diese und auch andere, kleinere Projekte? Statt mit einem Partner auf der Handlungsebene um Verantwortlichkeiten, Termine oder Preise zu streiten, suchen Sie zunächst nach einer Lösung auf der Beziehungsebene. Dieses Vorgehen führt regelmäßig zu verblüffenden Ergebnissen. Wenn Sie geklärt haben, wie Sie weiter miteinander umgehen, löst sich der Streit in der Sache oft „ganz von allein“.

Nur, wie aufwendig ist es tatsächlich, auf der Beziehungsebene eine Lösung zu finden?

Dazu ein kleines Experiment:

Denken Sie bitte an einen Streit, in den Sie in letzter Zeit verstrickt waren, vielleicht aktuell verstrickt sind. Wie lange stritten/ streiten Sie dabei schon in der Sache? Drehen Sie sich dabei vielleicht im Kreis? Kamen die Anderen oder Sie dabei vom „1/100 ins 1/1000“? ... Wurden dabei immer wieder neue „Themen aufgemacht“ oder Personen hinzugezogen?

à Bevor Sie weiterlesen, schreiben Sie die ungefähre Zeit bitte jetzt auf:

Wechseln Sie nun auf die Beziehungsebene. Wie weit ist es die Sache und wie weit sind es viel-leicht Ärger, Wut oder Enttäuschung darüber, dass die Anderen Ihre Erfahrung nicht anerken-nen, Ihre Ideen nicht wertschätzen, Sie nicht respektieren, ...  oder Ihnen nicht vertrauen, die Sie (bewußt oder unbewußt) motivieren, weiter zu streiten? Was würden Sie spontan sagen?

à Wie lange haben sie gebraucht um die Ursache für das Gefühl zu finden?

Wenn alle Seiten die Ursache für Ihre Emotionen benennen können, geht es schnell, sehr schnell. Die Klärung einer Störung auf der Beziehungsebene dauert selten länger als wenige Minuten. Wert-schätzung und Respekt brauchen keine langen Erklärungen. So konnte ein Kunde in einem Organisa-tionsprojekt seine regelmäßig auftretenden, streitbedingten Ausfallzeiten von jeweils 40 -50 min/ Schicht ausräumen, bzw. die Zeit für die notwendige Klärung (bei erneutem auftreten) auf 25–55 Sekunden reduzieren. Einen anderen, über Jahre andauernden Streit zwischen zwei Bereichen, der das Unternehmen letztlich im Bestand gefährdete, konnten die Beteiligten in 4 Stunden ausräumen. 

Wenn Sie als Anwender agiler oder traditioneller, planungsorientierter Managementmethoden und Systeme nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Projekte und Teams aus einer „Schieflage“ zu befreien, „Kostentreiber“ und „Zeitdiebe“ schon bei ihrer Entstehung zu erkennen und auszuräumen, können Sie gern auf unsere Erfahrungen, die Methoden und die Toolbox zum adaptiven Management zurückgreifen.



Was denken Sie? Wäre das eine Option? Wollen Sie mehr zu dem Vorgehen erfahren, es kennen-lernen oder anwenden? Fordern Sie einfach das white-paper oder die Workshopunterlagen an. Schicken Sie uns Ihre Kontaktdaten, wenn Sie Ihre Fragen zum Thema „führen und verhandeln“ besprechen wollen oder besuchen Sie eine unserer Informationsveranstaltungen. Gern senden wir Ihnen die Termine in Ihrer Region zu.

Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.

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